Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки по новому ГОСТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки
Правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий определены в ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в случае соблюдения одновременно 2 условий:
- если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки и
- работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.
Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 в электронном виде (в разговорной речи это называется переходом на электронную трудовую книжку) или не передавал ее работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.
ТК РФ также установлены:
- срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления) и
- требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году
Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:
- Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
- Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
- Наверху страницы ставится оттиск «копия».
- На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
- По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
- «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Заверение копии трудовой книжки
Копию трудовой книжки должен заверить сам работодатель или должностное лицо, уполномоченное им к этим действиям.
Данная процедура проводится по правилам, установленным законодательством. На каждой отдельной странице обязательно должна ставиться подпись и печать. Если на странице не будет печати, то она будет считаться недействительной. Когда все страницы заверены, на последней из них после реквизитов должна стоять надпись «Верно», должность лица, заверяющего копию, личная подпись лица, заверяющего копию и ее расшифровка, а также дата. Печать берется здесь же на производстве у самого руководителя или же в отделе кадров.
Заверить копию трудовой работодатель должен при работнике. После окончания работник должен сам лично перепроверить данные и убедиться в правильности и точности действий руководителя для того, чтобы в будущем не было недоразумений, после которых могут наступить неприятные последствия. Если работодатель отказывается выдавать копию или заверять ее по всей форме, то он нарушает установленные законом правила.
Для того, кто заверяет копию трудовой книжки, важно знать, что данный документ может быть как отсксерокопирован, так и набран на компьютере или переписан от руки. Никто, кроме руководителя и уполномоченного должностного лица (сотрудника отдела кадров, главного бухгалтера) не имеет права заверить данный документ.
Советы и рекомендации по заверению копии
- Позаботьтесь, чтобы отксерокопированные страницы были четкими, без каких-либо погрешностей. После того как процедура окончится, приобретите папку или файл, скрепите все листы скрепкой или степлером.
- Не забудьте указать всю необходимую информацию, такую как фамилия, имя и отчество, дата рождения, место проживания. Всю информацию нужно писать полностью, без сокращений.
- Проставьте все подписи, укажите, что копия верна и позаботьтесь, чтобы ваше предприятие поставило печать, которая будет подтверждать подлинность документа.
- Укажите дату прохождения заверения, когда процедура была пройдена и окончена.
- Заверять копию трудовой книжки должен директор вашей компании или фирмы. Также сделать это имеет право любое должностное лицо, которое занимает руководящий пост на вашем предприятии.
- Во избежание спорных вопросов, лучше всего проконсультироваться с юристом или специалистом, который разбирается в этом деле. Стоит учесть, что правила и условия предоставления документом для каких-либо целей могут изменяться. Следовательно, перед тем как начинать что-то предпринимать, необходимо ознакомиться с законодательством и всеми действующими правилами.
Образец правильно заверенной копии трудовой книжки
- В дубликатах должны быть указаны все сведения о вашей занимаемой вами должности, полученные награды, а также ваше образование и пройденные курсы по повышению квалификации.
- Однако есть случаи, когда полная информация о вашей профессии не нужна, а достаточно предоставить лишь отдельные страницы, которые содержат данные за определенный период вашей рабочей деятельности.
- Если сведения записаны в формуляр неразборчивым почерком и качественно отксерокопировать не получается, то в этом случае рекомендуется переписать информацию от руки на отдельный лист и приложить его в папку или файл со всеми остальными документами, чтобы избежать спорных вопросов.
- Надпись, которая будет гласить, что дубликат заверен, должна ставиться на каждой странице слева внизу.
- Печать должна быть поставлена на каждой вашей подписи и надписи о том, что документ является подлинным и имеет юридическую силу.
- Очень внимательно относитесь к заверению отксерокопированных страниц, так как в случае, если что-то пройдет не так, документ может быть признан недействительным.
Однако на данный момент в законодательстве довольно часто происходят изменения. Поэтому перед тем как начать процедуру заверения дубликата трудовой книжки, рекомендуется проконсультироваться с юристом или нотариусом, который предоставит всю необходимую информацию и поможет упростить процесс заверения копии.
Делаем копию правильно!
Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.
Правила:
- На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
- Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
- На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
- Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и о.
- Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
- Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.
Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.
Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.
Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- генеральная доверенность (в некоторых случаях).
Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.
Как сделать запись в трудовой книжке генерального директора?
Поощрения и награждения также указываются. Однако заверенная копия трудовой книжки, фото которой расположено ниже, не должна содержать данных сведений.
Генеральный директор может быть уволен и в том случае, когда им было принято необоснованное решение, в результате которого компания понесла крупные финансовые или репутационные потери, была нарушена сохранность ее имущества и пр.
Такое увольнение будет признано правомерным только в том случае, если удастся получить неопровержимые доказательства вины руководителя предприятия.
Основанием для увольнения в этом случае является пункт 9 части 1 статьи 81 ТК РФ. Образец записи в трудовую книжку когда увольнение руководителя происходит в связи с принятием необоснованного решения представлен ниже.
Скачать бланк или заполненный образец можно здесь. 4.Однократное грубое нарушение генеральным директором своих трудовых обязанностей также является поводом для его увольнения, в данном случае по пункту 10 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Решение спорных ситуаций
Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.
Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.
Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.
Копия для банка (особенности)
При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:
- место работы;
- стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
- уровень платежеспособности и кредитоспособности;
- подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.
Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.
Важные моменты:
- Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
- Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.
Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.
Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.
Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:
- для оформления ипотеки;
- для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
- для получения доступа к продуктам с господдержкой.
Почему необходимо заверять последнюю страницу
Главная цель рассматриваемого документа, подтверждение информации о трудовом стаже и профессиональной деятельности гражданина. Нужно отметить, что каждую инстанцию интересуют лишь определенные данные, содержащиеся в бланке. Органы социальной защиты проверяют длительность непрерывного стажа, а банковские работники – уровень платежеспособности клиента, который подтверждается наличием места, где ведется трудовая деятельность.
Основываясь на всех вышеперечисленных факторах, можно сделать заключение, что дубль оригинального документа должен иметь отметку «Работает в настоящий момент». Наличие данной записи является обязательным требованием многих инстанций. Отсутствие этой отметки может стать препятствием в реализации прав на одобрение кредитных займов, государственных субсидий и других льгот. Ниже представлен образец копии трудовой книжки заверенной работодателем.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Важные характеристики заявления:
- Требуемый формат листа бумаги — А4, заполняется он от руки лично заявителем.
- В правом верхнем углу указывают адресата (в образце обычно уже отмечены должность и ФИО того, кому предназначается заявление).
- Далее в том же месте указывают наименование компании, а также вписывают собственные ФИО и должность в родительном падеже.
- Примерно в середине документа пишут его название — «заявление», а затем с новой строки указывают основания для получения копии трудовой.
- Далее отмечают факт наличия бумаг, подтверждающих необходимость получения копии. К примеру, таковым может являться кредитный договор.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
В случаях, когда копия требуется генеральному директору, ее оформляет руководитель отдела кадров, либо один из учредителей предприятия. В небольших компаниях, в которых отсутствует отдел кадров, обязанности по заполнению документов о трудоустройстве может быть возложена на бухгалтера. В таких случаях он вправе и оформлять копии. Правила оформления Как правильно заверяется ксерокопия трудовой книжки? Для того чтобы бумаги были признаны действительными, необходимо осуществить четкую последовательность действий:
- Надпись «копия верна» допускается написанной собственноручно, а также в виде штампа.
- Фамилию необходимо расшифровать.
- Под надписью ставится печать предприятия, а также подпись, ФИО сотрудника, оформляющего копию.
- Каждый лист с ксерокопией страницы заверяется надписью «копия верна».
- Снять ксерокопию с каждой страницы книжки.
Похожие записи: